Fragen und Antworten (FAQ) zu Matchball4you
Mitglieder Stammdaten
Welche Daten werden in den Stammdaten gespeichert und wie kann ich sie abrufen bzw. selektieren?
Felder der Stammdaten: Mitgliedsnummer, Nachname, Vorname, Titel, Straße, PLZ, Ort, Geburtsdatum, Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Anrede, Eintrittsdatum, Bank, IBAN, BIC, Kontoinhaber, Art der Mitgliedschaft, Grundbeitrag, Zusatzbeitrag 1 - 4, Sonderbeitrag 1 - 4 und die jeweilige Kennzeichnung der Sonderbeiträge, Zahlart, Familienmitgliedschaft, Aktiv/Passiv, Abteilung, Schranknummer, Schlüsselinhaber, Passwort für internen Zugriff, Austrittsdatum, Mannschaft, Notizen, Beruf, Firma, E-Mail 2, Transponderkarte,
Es sind zahlreiche Möglichkeiten für die Selektion bereits integriert, Erweiterungen sind möglich.
Maximale Anzahl der Mitglieder?
Die Mitgliederaufnahme in die Datenbank ist unbegrebnzt.
Besteht die Möglichkeit Familienzugehörigkeiten zuzuordnen?
Die Familienmitglieder werden über die jeweiligen Mitgliedsnummern miteinander verlinkt und je nach Bedarf können sie auch hierüber gemeinschaftlich abgrechnet werden.
Können Mitglieder bestimmten Gruppen, Mannschaften, Teams usw. für Mailings und Abfragen zugeordnet werden?
Gruppenbildungen für Mailings bzw. Erzeugung von Listen usw. sind vielfälltig möglich.
Besteht die Möglichkeit Abteilungen des Clubs anzulegen, zu verwalten und separat zu selektieren?
Die Verwaltung von Abteilungen ist integriert. Selektion der Mitglieder kann getrennt und auch gesamt erfolgen.
Ist die Anzahl der Abteilungen begrenzt?
Weder die Anzahl der Abteilungen noch deren Mitgliederzahl ist begrenzt.
Wie wird der Beitrag bei unterjährigem Beginn berechnet?
Hierfür stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.
Es können über den Beitragsschlüssel unterschiedliche, dem Saisonverlauf angepasste, Mitgliedsbeiträge hinterlegt werden.
Der ermäßigte Mitgliedsbeitrag kann mittels einer zusätzlichen Eintragung "Gutschrift" und dem entsprechenden Betrag berechnet werden.
Können bei den Stammdaten individuelle Notizen eingefügt werden?
In den Stammdaten ist ein Feld für Notizen eingearbeitet und zusätzliche Felder für Berufsbezeichnungen, E-Mail-Adresse, Telefon und weitere.
Steht ein Willkommensschreiben für Neumitglieder zur Verfügung?
Ein Musterschreiben "Leitfaden für Neumitglieder ist verfügbar. Dieses muss von jedem Club entsprechend seiner Gegebenheiten angepasst bzw. erweitert werden.
Können Mannschaften, Teams verwaltet werden?
Ja, die Verwaltung von Teams und Gruppen ist integriert und ebenso die Möglichkeit diese Einteilung für Mailings zu benützen.
Besteht die Möglichkeit des Daten- Import und -Export?
Dies wird bei vielen Datenabfragen angeboten, Formate CSV und PDF
Abrechnung
Wie erfolgt die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge?
Standardmäßig erfolgt die Abrechnung jährlich. Es ist natürlich möglich, eine beliebige unterjährige Abrechnung durchzuführen.
Können Arbeitsstunden erfasst und berechnet werden?
Die Erfassung der Arbeitsstunden kann auch über ein Smartphone mit Zugriff auf die Vereinsverwaltung erfolgen. Die Abrechnung kann nach Bedarf, z.B. monatlich, pro Quartal, jährlich oder im Folgejahr zur Verrechnung mit dem Beitrag erfolgen.
Wie werden Trainings abgerechnet?
Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.
- Pauschale Erfassung und Abrechnung
- Erfassung der einzelnen Stunden mit detailiert aufgeschlüsselter Abrechnung.
- Der Trainer hat die Möglichkeite die Trainingseinheiten mittels Smartphone in die Vereisverwaltung zu übertragen
Wie wird mit Fördertrainings und besonderen Vergünstigungen umgegangen?
Auch hier sind unterschiedliche Vorgehensweisen möglich wie z.B..
Vergütung über den Mitgliedsbeitrag
Verrechnung über Gutschrift
usw.
Wie werden die Mitgliedsbeiträge usw. abgerechnet und belastet (SEPA)?
- Grundsätzlich wird für jede Abrechnung eine PDF-Rechnung erstellt. Die Aufmachung des PDF-Formulars wird dem Briefpapier des Clubs angepasst. Der Versand der Abrechnungen erfolgt, sofern E-Mail-Adressen für die Mitglieder hinterlegt sind, per E-Mail.
- Bei Beitragseinzug mittels Lastschrift werden die Daten in eine SEPA-Liste eingetragen.
- Bei Zahlung auf Rechnung in die Übersicht "offene Rechnungen" damit der Zahlungseingang überwacht werden kann.
- In die Übersicht "offene Rechnungen" können auch Lastschrift-Rückläufer eingetragen werden.
Verwaltung offener Posten und Mahnwesen?
Offene Posten werden in der Ansicht "offene Rechnungen" aufgelistet. Über diese wird auch das automatisierte Mahnwesen gesteuert. Mahnungen werden ebenso wie Rechnungen per Mail versand, sofern E-Mail-Adressen hinterlegt sind.
eRechnung?
Grundsätzlich ist hier anzumerken, dass für Mitglieder keine eRechnungen erstellt werden müssen, diese sind nur im B2B Bereich erforderlich.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass der Club Eingansrechnungen im Format eRechnung (XML) erhält. Diese können dann über ein integriertes Tool eingelesen werden.
Reporting
Können individuelle Auswertungen der Stammdaten vorgenommen werden?
Es sind bereits über 30 vorgefertigte Abfragen integriert und diese können bei Bedarf beliebig erweitert werden. Die Auswertungen können als PDF und CSV exportiert werden.
Bestandsmeldungen Tennisbund und Landessportbund?
Diese sind im System enthalten und werden per Mausklick, in den erforderlichen Formaten, erstellt.
Grafische Dartstellungen von Auswertungen, Abfragen?
Balken- und Tortendiagramme werden bei zahlreichen Abfragetools automatisch erstellt. Zusätzlich wird die Entwicklung des Clubs über Mitgliederzahlen und Beitragseinnahen über Jahre in einem Balkendiagramm dargestellt. Ein Tortendiagramm zeigt die Altersstruktur und die damit verbundenen Einnahmen auf.
Kommunikation
Newsletter?
Über ein integriertes verschlüsseltes Mailsystem können Mails an alle Mitglieder verschickt werden. Selbsverständlich auch selektiert nach Gruppen, Mannschaften usw.
Alternativ steht auch die Möglichkeit des Briefversands mit automatisch erstellten PDF-Files zur Verfügung.
Veranstaltungen, Online Mitgliedsantrag, Platzbuchungen usw. verlinkt mit der Club-Website?
Hierzu stehen vielfältige Möglichkeiten zur Auswahl um nur einige beispielhaft zu nennen:
- Online Mitgliedsantrag
- Spielerbörse
- Newssystem
- Geschlossener mit Login geschützter Mitgliederbereich
- Platzreservierung Frei- und Hallenplätze
- Registrierung für Clubmeisterschaften
- Veranstaltungen
- Gebraucht-/Tauschbörse
Sonstiges
Hotline?
Nach der Installation der Software erhalten Sie eine ca. ein stündige Einweisung via Microsoft Teams. Über die gesamte Vertragslaufzeit stehen wir an Ihrer Seite, beantworten Ihre Fragen telefonisch, per Mail oder mittels Video-Chat.
Updates?
Unsere Anwendung wird ständig erweitert und verbessert. Die erforderlichen Updates werden durch uns, ohne Ihr zutun, durchgeführt.
Cloud?
Eine sinnvolle Ergänzung ist, alle Dokumente des Clubs in einer Cloud abzulegen um sie somit allen berechtigten verfügbar zu machen. Hierbei sind wir gerne behilflich.
Maximale Anzahl von Benutzern?
Die Anwendung ist webbasierend und somit ohne Begrenzung mehrplatzfähig.
Zugriffsberechtigungen?
Die Zahl der Zugriffsberechtigten ist unbegrenzt. Die Rechte für den Zugriff können individuell also mit unterschiedlichen Rechten vergeben werden.
